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この記事のはじめに
[word_balloon id=”unset” position=”L” size=”S” balloon=”talk” name_position=”under_avatar” name=”Nory” radius=”true” avatar_border=”false” avatar_shadow=”false” balloon_shadow=”true” src=”https://norythefrog.com/wp-content/uploads/2019/08/Nory_R.jpg” avatar_hide=”false” box_center=”false”]こんにちは！Nory(@nori_frog)です(^^)[/word_balloon]今回は ビジネスで英語文書を作成するときに役立つ、７つの考え方について解説していきます。
ビジネスでは、その目的を達成するために「あるルール」に則り、想いをスマートに伝える必要が有ります。
そのルールを分かり易くまとめた「７C」という考え方がありますので、それについてご紹介して行きたいと思います。
この考え方は日本語のコミュニケーションにおいても同様に重要ですので、是非覚えておいて損はないでしょう！
過去記事でご紹介した、ビジネスの敬語表現も参考にしてみてくださいね。
第14回 敬語表現：TOEICやビジネス英会話で必須の言い回し①「依頼する」
第15回 敬語表現：TOEICやビジネス英会話で必須の言い回し②「感謝する」
第16回 敬語表現：TOEICやビジネス英会話で必須の言い回し③「謝罪する」
第17回 敬語表現：TOEICやビジネス英会話で必須の言い回し④「ビジネスメール」
それでは見ていきましょう。
ビジネスライティングのポイント「７C」
Consideration 配慮
最初のポイントは「Consideration」つまり「相手への配慮」です。
ビジネスでは相互利益を一致させるための活動ですが、目的だけをただ達成すれば良いわけではなく、相手への配慮を行いながら円滑に進めることが大切です。
そのために文章に付け加えるべき大切な表現が “Softener” です。
Positiveな知らせや話題のときは、下記のようなSoftenerをつけましょう。
| Positiveな文に用いるSoftener | |
|---|---|
| be delighted to | We will be delighted to reconsider it. |
| be glad to | We are glad to hear from you. |
| be happy to | We willl be happy to bring the product. |
| be pleased to | We will be pleased to send you. |
逆に、Negativeな依頼・話題のときのSoftenerとしては下記の表現をつけると良いでしょう。
| Negativeな文に用いるSoftener | |
|---|---|
| be afraid | I'm afraid thtat I will have to turn down. |
| regret | We regret to have to complain about ~ |
| be sorry | We are sorry, but the warranty has expired. |
Courtesy 丁寧さ
２つ目のポイントは「Courtesy；丁寧さ」です。
日本語に尊敬語、丁寧語、謙譲語があるように、英語にもこれらのニュアンスを示す表現があります。
下記に様々な表現の例を記載しておきます。
| 「注文したいことを伝える」表現 | |
|---|---|
| We want to place an order | 本当に注文したい気持ちが表れている |
| We would like to place an order | 消極的な印象を与える |
| We are glad to place an order | 口語調だがメールでは良く使われる表現 |
| We are pleased to place an order | 無難で、一番良い表現 |
| We have the pleasure of placing an order | やや格式張っていて硬い表現 |
| It is our great pleasure to place an order | 格式張り過ぎていて標準英語ではない |
| 「連絡を依頼する」表現 | |
|---|---|
| Tell us | ぶっきらぼうで失礼な表現 |
| Please tell us | 丁寧かつ積極的に要求を伝える表現 |
| Please let us know | ↑に同じ |
| We wish to know | 口語調だがメールでは良く使われる表現 |
| We would be glad to know | やや格式張っていて硬い表現 |
| We shall be obliged if you would let us know | へりくだり過ぎる表現 |
| We'd appreciate it if you could let us know | ↑に同じ |
どのような場合でも一概にこの表現を使っておけば良い、というものはありません（日本語でも相手や状況によって使い分けますよね^^）。
状況に応じて、正しくこれらの表現を使い分けましょう。
Clearness 明快さ
３つ目のポイントは「Clearness」、「明快さ」です。
ビジネスメールでは、曖昧な名詞や動詞を使ってしまったり、目的語を除いた文章は読み手に正しく意図が伝わりません。
なるべく一語一義の単語を使い、また主語・目的語を極力省略しないように注意しましょう。
- 悪い例：Please tell us your product prices.
- 良い例：Please quote us your lowest possible price of product A.
曖昧な表現は相手へ誤解を与え、時間的・金銭的な損失を招きます。
文章には必要十分な情報を織り込みましょう。
Correctness 正確性
４つ目のポイントは「Correctness；正確性」です。
情報は正確に伝えなければビジネスのやりとりは先に進みません。
そのために出来る限り数字を持って定量的、つまり根拠を持って書くことが大切です。
たとえば、見積書の連絡であれば型番情報を記載したり、トータルコストだけでなく開示できる範囲で内訳を提示したりしましょう。
Concreteness 具体性
５つ目のポイントは「Concreteness；具体性」です。
会話においては「Good」や「Very」などの形容詞を多用しがちですが、ビジネスメールにおいてこれを使うのは曖昧な表現となるため使用をおすすめしません。
- 悪い例：Mr. Suzuki is a nice supervisor.
- 良い例：Mr. Suzuki is a considerate supervisor.
また、「Soon」「As soon as possible」などの副詞も曖昧になるため具体的に示すようにしましょう。
- 悪い例：Please let us know your answer soon.
- 良い例：Please let us know your answer by the end of March 21.
Conciseness 簡潔さ
６つ目のポイントは「Conciseness；簡潔さ」です。
関係代名詞って使い易いですよね。
ただこれをあまり多用することは、文章がいたずらに長く、冗長な印象を与えてしまいます。
- 悪い例：I am sending you a check which amounts to $1,000.
- 良い例：I am sending you a $1,000 check.
相手の時間を使わせないという「配慮」のためにも、不要な関係代名詞を排除してコンパクトかつ簡潔な文章を心がけましょう。
Completeness 完結
最後のポイントは「Completeness；完結」です。
これは言うまでもありませんが、ビジネスメールは何等かの目的が有って書かれるものなので、要件がしっかりと伝わらなければ無意味です。
また、言いたいことを最後にもってくる話し方は日本語的ですが、ビジネスにおいては好ましくありません。
文章の構成として、最初に目的と結論をはっきりと示し、その後補足の情報を付け足していくイメージで作成していくと良いでしょう。
英語だからというよりは、日本語でもこれは一緒ですね(^^
まとめ
なお、ビジネスライティングをもっと知りたいという人には、 篠田義明氏著「ビジネス文・論文・レポートの文章術 明確な文章の書き方基本ルール 」がおすすめです。
この本は様々なビジネス文書においての適切な表現について詳しく書かれていますので、深く学びたい方にはおすすめです。
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それではまた次回の記事でお会いしましょう～
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