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第49回 簡単に書ける!英文ビジネスメールのフレームワーク

英語学習編その49

この記事のはじめに

Nory
Nory
こんにちは!Nory(@nori_frog)です(^^)

今回は 英文メールのフレームワークと簡単な作成方法 についてご紹介します。

 

英文メールをあまり書いたことが無い人は「メールって難しそう」と思う人もいるかもしれません。

しかし、ビジネスでの英文メールは基本的な書き方が決まっているので、「フレームワーク」さえ覚えてしまえば作成するのは非常に簡単です!

そんなフレームワークの全体の枠組みと、それぞれの要素の書き方についてまとめてみましたのでご参考になれば幸いです(^^)

内容を抑えて、英文メールのライティングに是非トライしてみてください!

 

▼英語上達マップにおけるこの記事の位置付け

英語上達マップ

それでは早速、見ていきましょう(^^

ビジネスメールのフレームワーク解説

まず、メールの全体の流れを見ましょう。

どんな内容かによらず、基本的には全て以下のような構成で作られています。

 

では、それぞれのポイントを詳しく見て行きます。

1 Attention:宛先

まずは宛先を記入します。

宛先には3種類 記入する場所があります。

  • TO: メインで送る相手をここに記載します。
  • CC: Carbon Copyの略で、参照先として送付おきたい相手をここに記載します。
  • BC: Blind Carbon Copyの略で、ここに記載されたアドレスはTOとCCで受信した人には見えません。

 

ちなみにCarbon Copyとは、カーボン紙にペンで記入されたときに加圧複写されるものの名残です。
いまでも宅配便の用紙とかに使われていますよね。

2 Subject:件名

件名は、それを見るだけでメールの中身が理解でき、重要性がわかるタイトルを心がけましょう。

件名のつけ方のポイント
  1. メールの目的・主題を記載する
  2. 冠詞、前置詞は不要
  3. なるべく簡潔にする

まず大切なこととして、タイトルはメールの目的によって使い分け、それだけでどんなメール内容なのかが分かる様にしましょう。

付け方の例としては下記の通りです。

用途使うべき件名
通知Notification of
依頼Request for
問合せInquiry about
確認Confirmation of
苦情Complaint regarding
お礼Thank you for
謝罪Apology for
提案Proposal for
推薦Recommendation of

また、内容が重要であったり、返信が必要な場合は【 】を件名の頭につけアピールをしましょう。
(ただし付け過ぎには注意!)

付帯情報の例
重要【Critical】or【Important】
マル秘【Confidential】
要返信【Reply required】
要処置【Action requied】
至急【Urgent】

 

3 Salutation:拝啓

日本語のメールでも「〇〇様」や「拝啓 〇〇殿」と付けますが、それにあたる箇所です。

宛先が顔見知り・初対面・名前も知らないなど、状況に応じて使い分けるようにしましょう。

相手の名前がわかるとき

拝啓の書き方
男性宛てDear Mr. Smith:
女性宛てDear Mr. Smith:
職制と名を書くときDear Doctor Smith:
性別不明のときDear John Smith:
2人以上のときDear Mr. Smith:
Dear Ms. Yamada:
親しい間柄のときDear John,
Hi John,

相手の名前がわからないとき

拝啓の書き方
通常宛てDear Sir or Madam:
会社宛てTo whom it may concerns:
お客宛てDear Customer:
会員宛てDear Member:

4 Opening Sentence:書き出し

メールの最初の1文にあたります。

英文のビジネスメールでは、目的を最初に伝える決まりがあり
でないと相手に内容を読んでもらえない可能性が有ります。

何故このメールを書いたのか?その理由をまずは簡潔に伝えましょう。

自分からメール発信したときに使う書き出し

自分から送ったメールの場合は「I am writing to」で書き出し、その後ろに要件を付けましょう。

用途I am writing to に続く例文
通知inform you of ~~をお知らせします
依頼ask you to ~~して頂きたくメールしています
問合せask you about ~~について尋ねたくメールしています
確認confirm ~~について確認したくメールしています
お礼thank you for ~~についてお礼したくメールしています
謝罪apologize to you concerning ~~についてお詫びしたくメールしています
提案recommend ~~についてご提案したくメールしています

相手のメールに返信するときに使う書き出し

相手からのメールに返信する場合は「Thank you for your e-mail ~」で書き出し、動名詞を付けて要件を伝えましょう。

目的Thank you for your e-mail ~ に続く例文
通知informing us of ~~を弊社にお知らせ頂き有難うございます
依頼requesting information on ~~のご請求頂き有難うございます
問合せinquiring about ~~について尋ねて頂き有難うございます
確認confirming ~~についてご確認頂き有難うございます
苦情pointing out ~~についてご指摘頂き有難うございます
謝罪apologizing about ~~について謝罪頂き有難うございます
提案proposing ~~についてご提案頂き有難うございます

 

なお、日本語のメールでは よく「いつもお世話になっております。〇〇社の〇〇です。」という定型文を必ずといっていいほど付けますが、英文メールでは不要です。

拝啓で宛先を明示し、かつ文尾に署名が入っていれば、いきなり本題(目的)を書き出しましょう。

5 Body:本文

メールの目的を最初に伝えたあとは、書出しの内容を詳細に述べましょう。

ポイントとして次のようなものが有ります。

本文の書き方
  1. 5W1Hを意識して書く
  2. パラグラフに分けて出来る限り箇条書きを使う

その他、英文の書き方全般についての注意事項は次の記事も参考にしてみて下さい(^^)

6 Closing Sentence:文尾

本文にて要件を伝えたら、締めの言葉をつけましょう。

日本語では「お手数をおかけしますが、よろしくお願い致します」等つけると思いますが
英語でもお決まりの表現があります。

自分からメール発信したときに使う文尾

用途例文
通知Thank you for your time.
Please contact us if you have any questions.
依頼We look forward to hearing from you.
問合せThank you for your cooperation.
確認Please confirm the above and reply as soon as possible
苦情We would appreciate your cooperation in this matter.
お礼Thank you for contacting us.
謝罪Thank you for your patience.
Please contact us if you have any questions.
提案Please let us know if we may be of further assistance.

相手のメールに返信するときに使う文尾

用途例文
通知Thank you very much for your help.
Thank you for contacting us.
We hope this information will be helpful.
依頼Please let us know if you need anything else.
I would appreicate your prompt reply by ~.
Your immediate response will be helpful.
問合せPlease contact us if you have any questions.
お礼Thank you for your ~.

7 Complementary Close:敬具

本文の最後には敬具にあたる言葉を据えます。

敬具の言葉も相手や親密度に応じて使い分けるようにしましょう。

相手敬具フォーマル度
顧客の重役Faithfully yours,
顧客Sincerely,
親しい顧客Cordially,
同僚With best regards,
親しい同僚Regards,
友人Yours,

色々あって迷ってしまう場合は Sincerely, を使うのが無難でしょう。

 

8 Signature:署名

本文の後には署名をつけましょう。

ここに記載する内容としては

  • 名前
  • 部署名
  • 会社名
  • 電話番号(外線・内線)
  • メールアドレス

を載せておくと良いでしょう。

電話番号には国番号(日本は +81)を付けて最初の一桁は消します。

 

まとめ

最後にもう一度フレームワークを確認しましょう。

今回紹介したものを目的に合わせて組み合わせることで比較的簡単にメールを作れます。

ビジネスメールは配慮と簡潔さが重量です。

丁寧ながらも目的を達することが出来るようにトレーニングを行いましょう。

 


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